O sistema diz que tem 10. Você vai na prateleira e tem 6. O cliente já está esperando, e você não sabe se vende, se promete pra semana que vem ou se pede desculpa.
Estoque que não bate é um dos problemas mais comuns de quem vende produto, e quase nunca é roubo. É anotação que faltou. Neste texto você vê de onde vem a diferença, como montar um controle de estoque que avisa antes de acabar, como achar o estoque mínimo de cada produto e, no meio do caminho, uma planilha grátis pra começar hoje.
Por que o estoque não bate
Quase toda diferença entre o anotado e a prateleira vem de uma destas cinco:
- Venda que saiu e não foi baixada. O balcão vendeu, ninguém tirou do controle.
- Compra que chegou e não foi lançada. Ou foi lançada com a quantidade do pedido, não com a que de fato chegou.
- Uso interno e perda. O produto que a equipe usou, o que quebrou, o que venceu. Saiu, mas não como venda.
- Troca e devolução. O cliente devolveu, o produto voltou pra prateleira e não voltou pro controle.
- Unidade trocada. Comprou em caixa com 12, lançou 1. Ou o contrário.
Controle de estoque em 4 passos
1. Cadastre cada produto com o saldo de hoje. Código, nome, unidade e quanto tem agora, contado na prateleira. Esse é o ponto de partida: não adianta começar de um número que você já sabe que está errado.
2. Anote toda entrada e toda saída. Uma linha por movimento: data, produto, tipo e quantidade. Compra recebida é entrada. Venda, uso interno e perda são saída. Sem exceção, nem pra "só uma unidade".
3. Defina o estoque mínimo. É o ponto em que você pede de novo. Abaixo dele, o produto acaba antes de o fornecedor entregar. Mais abaixo você vê como chegar nesse número.
4. Conte a prateleira uma vez por mês. Compare o contado com o anotado. Bateu, ótimo. Não bateu, lance a diferença como ajuste e anote o motivo, se souber. É o ajuste que faz o controle voltar a valer.
Como achar o estoque mínimo
A conta é simples: quanto você vende por dia, vezes quantos dias o fornecedor leva pra entregar, mais uma folga.
Exemplo: você vende 2 disjuntores por dia e o fornecedor entrega em 7 dias. São 14 disjuntores só pra atravessar a espera. Com uma folga de 4, pro dia em que a venda vem acima do normal, o mínimo fica em 18. Chegou em 18, pede.
Produto que vende pouco e chega rápido pode ter mínimo baixo. Produto que vende muito ou que demora pra chegar precisa de mais folga. Reveja o mínimo quando a venda mudar, não uma vez só.
5 erros que deixam o estoque errado
1. Dar baixa no fim do dia, de memória. À noite ninguém lembra das 30 vendas do dia. Baixe na hora em que sai.
2. Lançar a compra pelo pedido, não pelo que chegou. O fornecedor mandou 18 de 20? O estoque tem 18.
3. Não anotar o uso interno. O cabo que a equipe usou na própria loja também saiu do estoque.
4. Corrigir o saldo apagando o número. Assim você perde a pista de quanto faltou e quando. Lance a diferença como ajuste.
5. Contar só no fim do ano. Diferença de um mês é fácil de achar. De um ano, não tem mais como.
Quando a planilha não dá mais conta
A planilha resolve muito no começo. Ela começa a atrapalhar quando:
- a venda é anotada num lugar e a baixa do estoque em outro;
- mais de uma pessoa mexe e ninguém sabe qual versão está certa;
- você tem produto em mais de um lugar, como loja e depósito;
- você só descobre que acabou quando o cliente pede.
Nessa hora, vale um sistema que faça a baixa sozinho. Na Prumio, a compra recebida dá entrada no estoque, o saldo é por depósito, a transferência entre depósitos e o ajuste de contagem ficam registrados, e o produto abaixo do mínimo aparece logo no Início. Dá pra ver como funciona e testar grátis por 30 dias, sem cartão de crédito.
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Perguntas frequentes
Com que frequência devo contar o estoque?
Uma vez por mês já muda muito. Os produtos que mais vendem ou que mais somem podem ser contados toda semana, sem precisar parar a loja inteira.
Qual a diferença entre estoque mínimo e estoque ideal?
O mínimo é quando pedir. O ideal é até quanto pedir. Na planilha, a sugestão de compra é o ideal menos o saldo atual.
Estoque parado é problema?
É dinheiro que você já pagou e ainda não voltou. A planilha mostra o valor parado no estoque, pelo custo, pra você ver quanto do seu caixa está na prateleira.
A planilha funciona no Google Planilhas?
Funciona. Abre no Excel e no Google Planilhas: no Google, use Arquivo, Importar, e escolha o arquivo baixado.