Vendeu bem no mês e, mesmo assim, faltou dinheiro pra pagar o fornecedor? Isso acontece com muita empresa que dá lucro. O problema quase nunca é a venda: é não saber quando o dinheiro entra e quando ele sai.
É pra isso que serve o fluxo de caixa. Neste texto você vê o que ele é, como montar o da sua empresa em 4 passos, os erros que fazem o caixa apertar sem aviso e, no meio do caminho, uma planilha grátis pra começar hoje.
O que é fluxo de caixa
Fluxo de caixa é o registro de todo dinheiro que entra e sai da empresa, com a data em que isso acontece. Bem feito, ele responde três perguntas:
- Quanto dinheiro eu tenho hoje?
- Quanto vou ter daqui a 30 dias?
- Em que mês o caixa apertou, e por quê?
Fluxo de caixa não é lucro
Essa é a confusão mais cara de todas. Imagine uma venda de R$ 10.000 parcelada em 3 vezes. O lucro dessa venda aparece no mês em que você vendeu. O dinheiro, não: ele chega aos poucos, em três meses. Enquanto isso, o fornecedor que te vendeu a mercadoria quer receber agora.
Por isso uma empresa pode dar lucro e, mesmo assim, ficar sem dinheiro pra pagar as contas. O lucro diz se o negócio vale a pena. O fluxo de caixa diz se você chega até o fim do mês.
Como fazer o fluxo de caixa em 4 passos
1. Comece pelo saldo de hoje. Some o que está na conta do banco e o dinheiro da gaveta. Esse é o ponto de partida.
2. Anote toda entrada e toda saída. Uma linha por movimento: data, descrição, categoria e valor. Venda no balcão, boleto recebido, fornecedor, aluguel, salário, DAS, tarifa do banco. Tudo.
3. Separe o que já aconteceu do que vai acontecer. O que já entrou ou saiu é realizado. O boleto que o cliente ainda vai pagar e a conta que vence semana que vem são previstos. É o previsto que te avisa do aperto antes de ele chegar.
4. Olhe os próximos 30 dias toda semana. Saldo de hoje, mais o que vai entrar, menos o que vai sair. Se o resultado ficar negativo, você ainda tem tempo de agir: cobrar quem está devendo, negociar um prazo com o fornecedor, segurar uma compra.
Categorias que funcionam
Não precisa de dezenas de categorias. Com poucas, você já enxerga pra onde o dinheiro vai:
- Entradas: venda à vista, recebimento de venda a prazo, outras entradas.
- Saídas: fornecedores e mercadoria, salários e encargos, pró-labore, aluguel, impostos (DAS), energia, água e internet, marketing, tarifas bancárias, outras saídas.
Se a linha "outras" ficar grande demais, é sinal de que falta uma categoria.
5 erros que fazem o caixa apertar sem aviso
1. Misturar o dinheiro da empresa com o seu. Tirou do caixa pra pagar uma conta pessoal? Lance como pró-labore. Sem isso, a conta nunca fecha e você não sabe quanto a empresa realmente gera.
2. Não anotar as saídas pequenas. Motoboy, tarifa, um reparo, o café da equipe. Sozinhas parecem nada; somadas no mês, viram uma conta que ninguém explica.
3. Olhar só o saldo do banco. O saldo de hoje não mostra o boleto que vence amanhã nem o cliente que vai pagar na semana que vem. Saldo sem previsão engana.
4. Esquecer as contas que não são todo mês. 13º salário, férias, IPVA, anuidades, manutenção. Elas chegam todo ano, mas sempre parecem surpresa. Coloque como previsto já no começo do ano.
5. Atualizar só no fim do mês. Aí o fluxo de caixa vira história, não aviso. Quinze minutos por semana, sempre no mesmo dia, resolvem.
Quando a planilha não dá mais conta
A planilha é um ótimo começo. Ela começa a atrapalhar quando:
- a mesma venda é anotada em dois lugares (no pedido e na planilha);
- mais de uma pessoa mexe nela e ninguém sabe qual versão está certa;
- você só descobre que o cliente atrasou quando falta dinheiro;
- o saldo da planilha nunca bate com o do banco.
Nessa hora, vale um sistema que faça a conta sozinho. Na Prumio, a venda faturada já cai no contas a receber, a compra recebida já cai no contas a pagar, e a previsão de caixa dos próximos 30 dias sai pronta, junto com quem está em atraso. Dá pra ver como funciona e testar grátis por 30 dias, sem cartão de crédito.
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Perguntas frequentes
Fluxo de caixa e DRE são a mesma coisa?
Não. A DRE mostra se a empresa teve lucro no mês, contando a venda quando ela acontece. O fluxo de caixa mostra o dinheiro, na data em que ele entra e sai. Uma empresa precisa dos dois.
Preciso de contador pra fazer o fluxo de caixa?
Não. O fluxo de caixa é controle do dia a dia, feito por quem toca a empresa. O contador cuida dos impostos e da contabilidade, e um fluxo de caixa organizado ajuda ele também.
MEI precisa de fluxo de caixa?
Precisa, nem que seja simples. É o jeito mais fácil de separar o dinheiro da empresa do seu e de saber se o negócio se paga.
A planilha funciona no Google Planilhas?
Funciona. Abre no Excel e no Google Planilhas: no Google, use Arquivo, Importar, e escolha o arquivo baixado.
Conteúdo informativo. Não substitui a orientação do seu contador.