Guia de primeiros passos: o essencial no seu teste grátis

O essencial pra sair do zero no seu teste grátis, na ordem que faz sentido. Cada passo leva poucos minutos.

1. Convide quem mais vai usar o sistema com você

Menu → Usuários

Se for só você por agora, pode pular pro próximo passo e voltar aqui depois. Mas se tem mais alguém cuidando de vendas, financeiro ou estoque, vale trazer essa pessoa já: cada usuário tem seu próprio login e um perfil que define o que consegue ver e fazer.

Perfis prontos: Administrador, Comercial, Gestor comercial, Financeiro, Operação, Diretoria, Auditor: veja o que cada um pode fazer na matriz de permissões
Cada plano tem um limite de usuários ativos: dá pra conferir e trocar de plano em Configurações → Assinatura

Comece só com o essencial: é mais fácil adicionar gente depois do que desfazer.

2. Cadastre seus primeiros clientes

Clientes

Esse é o ponto de partida de quase tudo: uma cotação, um pedido de venda e uma fatura sempre apontam pra um cliente. Ao cadastrar, escolha Pessoa física ou jurídica primeiro: o formulário já mostra só o campo certo (CPF ou CNPJ) e valida o dígito verificador de verdade, então não dá pra salvar um número errado. Os campos ficam organizados nas mesmas seções da tela de edição (Cadastrais, Comercial, Financeiro e Fiscal) pra facilitar o preenchimento.

Cadastre pelo menos três ou quatro clientes reais, com CNPJ/CPF e contato, pra já ver o sistema funcionando com dados de verdade. Na lista, dá pra filtrar por Pessoa física/jurídica e por prioridade, e os dois cards no topo já mostram quantos clientes de cada tipo você tem e quanto está em contratos com cada um.

Se você já tem uma planilha de clientes, não precisa migrar tudo agora: comece pelos que você mais atende.

3. Cadastre fornecedores e os produtos que você vende

Fornecedores · Produtos

Fornecedor é quem te vende: produto é o que você revende ou fabrica. Cada produto tem um preço de venda associado a uma tabela de preços, então quando você montar uma cotação daqui a pouco, o valor já vem preenchido sozinho. Um produto pode ter mais de um fornecedor cadastrado (com custo e código próprios de cada um): o preferido é usado quando você monta um pedido de compra.

Dá pra marcar um produto como Produto ou Serviço
Estoque sobe quando você recebe uma compra e desce quando fatura uma venda: sempre automático, nunca digitado à mão
Depois da primeira compra recebida de um produto, o custo dele passa a atualizar sozinho (deixa de ser editável à mão), e a margem (venda menos custo) já aparece calculada no cadastro

4. Monte sua primeira cotação

Cotações

Cliente é busca: digite o nome e escolha da lista. Pra adicionar produto, clique em Adicionar item: dá pra filtrar pelo que um fornecedor específico te fornece (tem um campo opcional pra isso, logo abaixo do cliente) ou ver o catálogo inteiro. A Prumio calcula o total puxando o preço certo da tabela. É o mesmo documento que você provavelmente já manda hoje por WhatsApp ou e-mail: só que aqui ele fica com histórico e vira pedido de venda com um clique, sem redigitar nada.

A condição de pagamento e o vendedor responsável já vêm preenchidos com o que está no cadastro do cliente, muda na hora se precisar. O imposto estimado varia pelo regime tributário do cliente e se a venda é dentro do estado da sua empresa ou interestadual (configurável em Configurações → Regras fiscais). E se o cliente tiver um desconto máximo próprio definido, ele entra na conta junto com o do produto: o mais restritivo é que vale.

5. Confirme a cotação como pedido de venda

Pedidos de venda

Cotação aprovada pelo cliente vira pedido com um clique. Daqui em diante o pedido segue um fluxo com etapas visíveis (confirmado, faturado, cancelado), então sempre dá pra saber em que ponto cada venda está, sem precisar perguntar pra ninguém.

6. Fature e veja o financeiro se atualizar sozinho

Pedidos de venda → Faturar · Financeiro

Faturar um pedido gera a conta a receber automaticamente, já dividida nas parcelas da condição de pagamento escolhida. É o momento em que a Prumio realmente poupa trabalho: nenhuma planilha de financeiro pra atualizar na mão depois de cada venda.

Cliente bloqueado financeiramente, com risco de crédito Alto, ou que ultrapassaria o limite de crédito com aquele pedido: qualquer um dos três empurra a cotação pra aprovação financeira antes de virar pedido, e cliente bloqueado nem consegue ter pedido de venda criado. O campo "Valor em contratos" do cliente também não é digitado à mão: soma sozinho os pedidos que você realmente faturou.

Hoje a nota fiscal da Prumio é simulada: o pedido baixa o estoque e gera o financeiro normalmente, mas a nota não tem valor fiscal. A emissão de NF-e de verdade está em implantação (veja o que a Prumio ainda não faz).

O imposto estimado começa em 0% pra toda empresa nova: a Prumio nunca inventa uma alíquota. Configure isso em Configurações → Regras de aprovação e impostos (ou Regras fiscais, pra algo mais detalhado) antes de faturar de verdade, porque um pedido já faturado fica travado no valor cobrado na hora: mudar a configuração depois não altera pedidos antigos, só os próximos.

7. Acompanhe tudo pelo painel inicial

Início

É a primeira tela que você vê ao entrar: faturamento e notas do mês, o que você tem a receber e o que está em atraso, quanto vale o seu estoque, e três blocos com o resumo de Vendas, Financeiro e Estoque. No topo dá pra trocar o mês e o tamanho do histórico, pra comparar com meses anteriores. Depois desses 30 dias, é aqui que você vai voltar todo dia: vale já se acostumar com ele agora.